Hoe wij met persoonsgegevens omgaan

1. Wie is verantwoordelijk?

De Kruijf & De Waal adviseurs B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Maxus en de bijbehorende portalen.

Voor vragen over privacy of uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via onze contactpagina.

Privacy officer en contactpersoon voor beveiligingsproblemen: Max Kirschbaum RPP RBc. Gebruik hiervoor de contactpagina en kies als onderwerp privacyverzoek of beveiligingsmelding.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw gebruik verwerken wij onder meer naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, klant- of administratienummer, gebruikersrollen, inlog- en beveiligingsgegevens, factuurgegevens, documenten, betaalstatussen, technische loggegevens en voorkeuren zoals taal en thema.

Bij HR- of onboardingfuncties kunnen ook gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor personeelsadministratie, identificatie, loonadministratie en documentflows. Deze gegevens worden alleen gebruikt binnen de betreffende klantomgeving en met de toegang die daarvoor is ingericht.

3. Waarvoor gebruiken wij gegevens?

• Voor het aanmaken en beheren van accounts, rollen en toegangsrechten.
• Voor het tonen van facturen, documenten, loonstroken, jaaropgaven en andere portaalinformatie.
• Voor beveiliging, zoals tweestapsverificatie, passkeys, sessiebeheer en auditlogging.
• Voor communicatie over uitnodigingen, wachtwoordherstel, betaalverzoeken, storingsmeldingen en accountinstellingen.
• Voor het verwerken van betalingen, incassomachtigingen en administratieve controles.
• Voor verbetering, foutopsporing en beheer van Maxus.

4. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, op basis van een gerechtvaardigd belang zoals beveiliging en beheer, of op basis van toestemming wanneer dat specifiek nodig is.

5. Delen met derden

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld met hostingpartijen, e-maildiensten, betaalproviders, administratieve koppelingen of softwareleveranciers. Met verwerkers maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

6. Beveiliging en bewaartermijnen

Wij beveiligen Maxus met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangscontrole, tweestapsverificatie, passkeys waar beschikbaar, logging en periodiek onderhoud.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of administratieve noodzaak een langere bewaartermijn vereist. Technische auditlogs worden in beginsel maximaal 180 dagen bewaard, tenzij langer bewaren nodig is voor beveiliging of onderzoek.

7. Cookies, lokale opslag en sessies

Maxus gebruikt functionele cookies en lokale opslag om inloggen, beveiliging, taal, thema en tijdelijke portaalkeuzes te onthouden. Deze gegevens zijn nodig om de applicatie goed en veilig te laten werken. Wij gebruiken deze niet voor advertentietracking.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, verwerking te beperken, bezwaar te maken en gegevens over te dragen voor zover de wet dat toestaat. Dien uw verzoek in via onze contactpagina en kies als onderwerp privacyverzoek. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.